即指該貨品之電腦編號，每一項貨品僅能有唯一料號，絕對不可重覆編碼，有關編碼之原則請參考編號應注意事項，貨品編號為本系統極重要之一環，也是使用最繁重的項目，請詳加規劃編製。
指實際貨品之品名或規格，請儘量以精簡易明之文字敘述。
該貨品之類別，在建立貨品資料前，請先建立貨品類別檔，貨品類別是將所有營業貨品區分後予以歸類，以便庫存貨品容易區別，可做為銷售及庫存價值之統計分析。
本貨品提供之廠商，請先建立廠商資料，此處才能輸入。
基本單位 係指貨品數量稱謂之最小單位，如"個"，"支"，"公斤"…等，若您出貨時以一整個包裝單位出貨，請自行化為此處所設定的單位及金額計價。
包裝貨品的最小單位，稱為內包裝單位，例如：鉛筆一打有12支，則「支」稱為最小單位，「打」稱為內包裝單位。
包裝貨品內包裝的單位，稱為外包裝單位，例如：鉛筆一打有12支，24打裝成一箱，則「支」稱為最小單位，「打」稱為內包裝單位，「箱」稱為外包裝單位。
貨品進貨時之成本，這裡所說的期初成本係指平均成本，所謂平均成本來自於電腦化前該項貨品期初庫存量之平均進貨成本。
第一次設定時，請自行計算後輸入，日後則由電腦自動於進貨單上取得進貨成本，以加權平均法計算後置入本欄內。
貨品的標準成本為一個參考成本，係使用者自行定義而輸入的成本，這個成本值不會隨著進貨成本的高低而發生變化。
指目前的移動加權平均成本值，本值在第一次新增資料時，將自動與期初成本相同，待日後每次的進貨、進貨退出、出貨、出貨退回…等作業產生時，而自動作加權平均處理更改。
其值係表示交易單據在變化時使用移動加權平均法所計算出來的平均成本。
加權平均法(Weighted Average Method)、先進先出法、後進先出法，都是計算存貨價值的一種假定。
與實際清形未必絕對相符，在實際的企業運作中，通常購入商品後，會將其堆置一處，供顧客任憑挑選，這既非先進先出、亦非後進先出，實難予以分批認定，所以若採加權平均法為較恰當。
所謂加權平均法，係以當期可供出售的某商品總成本，除以當期可供出售的該商品總數量，即得該商品的平均單位成本。以期末存貨數量乘以平均單位成本，即得期末存貨價值。所以當每次購入商品後，立即為計價的基礎，故本法又稱移動加權平均法(Moving Weighted Average Method) 。
在設有永續盤存記錄的企業，若以加權平均法為計算旳基礎，情形如下：
採用加權平均的企業，若於期末盤點時，或者設立永續盤存記錄，以計算存貨價值，所得結果亦不相同。因前者於期末一次計算平均成本，後者於每次購入商品即分次計算平均單位成本，由於時間計算時間不一，單位成本就不相同，據以算出的期末存貨價值當然不相一致。
採用加權平圴後，單位成本受全期商品買價的影響，所以必然不偏不倚介於最高與最低之間，因此當物價趨漲時，使用本法所計算出的出貨成本，必大於採用先進先出法，而小於採用後進先出法者。而算出的期末存貨價值，必小於採用先進先出法，大於採用後進先出法者。當物價趨跌時，則其情形恰好相反。
本系統即使用移動加權平均法為成本的運算方式。
本項貨品所應保持之最低存貨數量，本欄主要為了在出貨時，提醒管理人員存貨數量是否已低於安全庫存，注意隨時補貨，以避免發生停工待料情事。
本數量為開帳作業前的庫存數量值（也就是當您在輸入電腦時，目前的在庫存量），此值將一直保持至期末結轉後才會變化。
當您第一次新增貨品時，本值將自動與期初數量相等，待日後每次的進貨、進貨退出、出貨、出貨退回…等單據的產生而自動增減數量。
售予客戶之參考定價，實際售價可於出貨單作業時輸入，於出貨交易時可設定歷史售價，(可在功能表「工具」列中的「選項」，設定「進出貨取用歷史售價」)，自動顯示前一次所鍵入之金額，若未設定歷史售價，則會顯示於貨品資料內所鍵入之售價金額。
選用售價A、B、C、D、E必須在進銷存選項內設定為售價等級策略，這樣子在進出貨單時，系統才會自動從貨品售價A、B、C、D、E抓取您在客戶內所設定的相對應售價。
最近一次該貨品之進貨日期，日後電腦會自動由進貨單擷取最近的進貨日，並自動更改此欄位內容。
最近一次該貨品之出貨日期，日後電腦會自動由出貨單擷取最近的出貨日，並自動更改此欄位內容。
您可從開啟檔案內，選擇您所需要的圖檔，目前系統支援BMP(Windows點陣圖檔)、GIF(圖形交換格式)、ICO(Windows圖示)、JPG(檔案交換格式)、PNG(可攜式網路圖形)。
當您欲查看圖形時，請按「顯示圖檔文件」，但是您的檔案內必須已存有圖檔，否則會顯示「封裝程式無法封裝空的檔案」。
庫存數量內可分為倉庫編號、批號、安全存量、期初數量、現有數量、期初借入、現有借入、期初借出、現有借出。
建檔時請分別將正確的期初數量鍵入，第一次輸入時期初數量應該是等於現有數量，以後進出交易單據所鍵入的數量只會影響現有數量，期初數量是一個基準數量並不會因為進出的交易單據而發生改變，最簡單的數量變化：期初數量+進貨數量-出貨數量=現有數量。