當您以人工作業處理帳務而準備轉換電腦化之前，必須將電腦化前的所有資料予以收集，並加以整理、分類、彙總，以利資料的輸入。
系統上線日期：在開始電腦化前必須確認系統的上線日期，以備日後電腦化資料的基準。
整理貨品資料：貨品基本資料，包括貨品售價、庫存數量、平均成本，並擬好如何為這些資料加以分類及編碼。
整理客戶及廠商資料：客戶、廠商基本資料、業務員資料，應收、應付帳款統計表。
比較重要的是您貨品的期初數量及客戶、廠商期初帳款的設定，也就當您開始輸入電腦時您貨品目前正常的庫存量，還有客戶、廠商的未收未付金額，都必須先統計出來。