系統的運作過程中，誰也不敢擔保硬碟內的資料能永遠不出問題，縱使軟體的設計己考量許多防備設施，但仍免不了遇到突來的電源中斷、硬體設備故障、遭受不明的電腦病毒攻擊…等災害。
備份資料是為了防止硬碟裡的資料，會因為意外而使硬碟內的資料遺失或毀損，當意外發生時，為了使突如其來的災害損失減至最低，建議您每周至少備份一次系統內的檔案。
備份資料是電腦化作業的根源，請務必做好備份工作！
如何做資料備份
於功能表列中「工具(T)」選取「資料備份或復原(B)」，此時系統會出現警告方塊「執行前必須先將正執行中的系統關閉…」，將游標選擇「確定」按鈕後，就會出現「檔案備份與還原」的畫面。
使用「備份檔案」中的使用預設值，按「開始備份！」。
此時會彈出「另存新檔」的對話方框：
請設定欲「儲存於」那一個資料夾內。
給予「檔案名稱」，檔案名稱可以使用日期流水號識別，如：020408備份後它的檔名即為：020408.bck，設定後按「儲存」檔案即開始進行備份。
當備份完成時，螢幕上會出現「檔案備份成功！檔案壓縮率＝?? %」。
注意事項：備份程序應該是每天必須進行的工作，如果無法於當天進行備份工作，至少也須在每週工作結束時，進行一次資料備份。